Een levensverhaal verdient zorg, ook achter de schermen.

Wie is verantwoordelijk?

FS Services, handelend onder de naam Every Life Told, is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens in het proefverhaal, de bestelling en de pilotaanmelding. De onderneming is gevestigd aan Klaverweide 3, 9203 GB Drachten en staat geregistreerd onder KvK-nummer 77856295 en btw-identificatienummer NL003251089B31. Privacyvragen kunt u sturen naar fabian@everylifetold.com of telefonisch stellen via +31 6 51 78 83 81.

Welke gegevens gebruiken we?

• Naam en e-mailadres van de maker en eventuele medebeheerders.
• Bij een plaquetteaanvraag eventueel telefoonnummer, begraafplaats, materiaalvoorkeur en toelichting.
• De naam, jaartallen, verhaaltekst, tijdlijn en foto's die de familie zelf toevoegt.
• In de besloten stamboom: namen, verwantschappen, geboorte- en overlijdensgegevens, plaatsen, beroepen, levensgebeurtenissen, biografische notities, bronvermeldingen en PDF-bewijsstukken die leden zelf invoeren of uploaden.
• Een lid kan per familielid een persoonlijke privénotitie bewaren die uitsluitend voor dat eigen account zichtbaar is.
• Een lid kan persoonlijke werklijsten bewaren met een naam, zoekterm, filter, sortering en eventueel gedeeld label; uitsluitend dat eigen account kan deze weergaven zien en beheren.
• Voor de persoonlijke familiekalender kan een lid het eigen account vrijwillig koppelen aan de eigen levende persoon in de stamboom en per account kiezen welke gebeurtenissen en familietak worden getoond.
• Een lid kan maximaal honderd familieleden persoonlijk volgen om die namen, portretten en archiefaantallen sneller terug te vinden.
• Bij gezamenlijk onderzoek: taaktitel, onderzoeksnotities, gekoppeld familielid of bron, prioriteit, status, streefdatum en eventueel het familielid aan wie de taak is toegewezen.
• Bij kwaliteitscontrole: de technische sleutel van een gevonden inconsistentie en, wanneer een medebeheerder de bevinding bewust als correct beoordeelt, diens optionele familietoelichting, identiteit en beslisdatum.
• Bij uitnodigingen: het e-mailadres, de gekozen rol, een gehashte uitnodigingssleutel en de datum van acceptatie of afloop.
• Bij een toekomstige herroeping: orderreferentie, e-mailadres, voorwaardenversie, ontvangsttijd, bevestigingsstatus en afhandelingsbewijs. Een reden is niet verplicht en wordt niet gevraagd.
• Bij professionals: naam, e-mailadres, rol en pilotbericht.
• Bij normconsultatie: naam, e-mailadres, optionele organisatie, rol, betrokken GVS-code, bewijsbeschrijving en wijzigingsvoorstel. Voeg daarin geen familieverhalen of namen van overledenen toe.
• Bij een implementatieverklaring: besloten contactgegevens en de organisatie, implementatienaam, zelfverklaard niveau, openbare implementatie- en bewijslinks en samenvatting die u uitdrukkelijk voor publicatie opgeeft.
• Technische beveiligingsgegevens, zoals gehashte beheer- en toegangssleutels en tijdelijk vastgelegde mislukte toegangspogingen.

Waarom gebruiken we die gegevens?

Om het besloten verhaal te bewaren en beheren, familieleden toegang te geven, een gekozen herinneringslink te tonen, een plaquetteaanvraag persoonlijk af te handelen en de pilot te verbeteren. Een toekomstig herroepingsverzoek verwerken we om de overeenkomst en wettelijke consumentenrechten uit te voeren, ontvangst te bevestigen en de afhandeling te bewijzen. Bij implementatieverklaringen gebruiken we de gegevens om de aanmelding op volledigheid, openbare bereikbaarheid, persoonsgegevens en verboden keurmerktaal te controleren en — alleen met toestemming — de implementatiegegevens te publiceren. Toestemming is de basis voor het proefverhaal, pilotcontact en deze openbare vermelding. Voor noodzakelijke beveiliging gebruiken we ons gerechtvaardigde belang om verhalen en bezoekers te beschermen.

Wie kan het verhaal en de stamboom zien?

Een concept is niet openbaar. De geheime beheerlink geeft bewerktoegang en hoort alleen binnen de familie te worden gedeeld. Publicatie gebeurt pas na een afzonderlijke bevestiging door de oorspronkelijke eigenaar. Die kiest een persoonlijke, niet-geïndexeerde link of een link met extra toegangscode.

Een stamboom is standaard volledig besloten en alleen zichtbaar voor aangemelde familieleden die de eigenaar zelf uitnodigt. De eigenaar kiest per uitnodiging tussen lezen en meebeheren. Onderzoekstaken, toewijzingen, kwaliteitsbevindingen en familietoelichtingen zijn zichtbaar voor diezelfde leden; alleen eigenaren en medebeheerders kunnen ze toevoegen, beoordelen, heropenen, wijzigen of verwijderen. Bronbestanden en PDF-bewijsstukken volgen precies diezelfde ledencontrole en zijn nooit via een openbare bestandslink beschikbaar. Gegevens van levende personen krijgen in de ledenomgeving een extra privé-aanduiding en worden niet automatisch onderdeel van een openbare herdenkingspagina.

De vrijwillige koppeling tussen een ledenaccount en een levende persoon is alleen zichtbaar binnen dezelfde besloten stamboom. Ieder lid beheert uitsluitend de eigen kalenderkeuzes. Standaard gebruikt de kalender de gekoppelde persoon om verjaardagen, herdenkingsdagen en jubilea tot maximaal drie familiestappen te tonen; het lid kan ook bewust de hele stamboom kiezen of de koppeling verwijderen.

De eigenaar kan vrijwillig overeenkomsten met andere stambomen inschakelen. Alleen overleden personen uit stambomen waarvan beide eigenaren dit hebben ingeschakeld worden dan vergeleken. Daarbij kunnen ook zelf vastgelegde meisjesnamen, gehuwde namen, roepnamen, aliassen en alternatieve schrijfwijzen meetellen. Die namen worden uitsluitend genormaliseerd in een besloten zoekindex; een naamvariant zonder aanvullende overeenkomst is nooit voldoende voor een suggestie. Tegenstrijdige geboorte- of overlijdensjaren blokkeren een suggestie. Overeenkomende namen van overleden ouders, partners of kinderen kunnen intern als extra bevestiging meetellen, maar die familienamen worden niet in de suggestie of aan de andere familie getoond. Een mogelijke overeenkomst toont uitsluitend naam, geboortejaar, overlijdensjaar en geboorteplaats; nooit biografieën, foto's, bronnen, contactgegevens of gegevens van levende personen. Besloten bewijsstukken worden evenmin gedeeld. Bevestigingen en afwijzingen blijven als besloten beoordelingsgeschiedenis zichtbaar voor familieleden met toegang en kunnen door een eigenaar of medebeheerder opnieuw worden geopend. De eigenaar kan de vergelijkingsfunctie altijd weer uitschakelen.

Overdracht van eigenaarschap

De eigenaar kan het eigenaarschap aanbieden aan een bestaand familielid met toegang tot dezelfde stamboom. Alleen de huidige eigenaar en de beoogde opvolger zien het openstaande aanbod. De opvolger moet binnen zeven dagen zelf accepteren; tot dat moment verandert er niets. Na acceptatie wordt de vorige eigenaar medebeheerder. We bewaren de betrokken accounts, de aanmaak-, acceptatie- of annuleringsdatum en een technische versieteller om gelijktijdige of verouderde overdrachten te blokkeren en de wijziging in het besloten auditspoor te kunnen verklaren.

Besloten familierapporten en familieposters

Ingelogde leden kunnen een familieblad, voorouderrapport, nakomelingenrapport, genummerde kwartierstaat, parenteel, broncontrole, onderzoeksdossier, visuele familieposter of zandloperstamboom rond een gekozen persoon samenstellen. De broncontrole berekent binnen de gekozen voorouderlijn welke ingevulde kernfeiten, gebeurtenissen en familiebanden een gerichte bronverwijzing hebben en welke gegevens nog ontbreken; dit is een onderzoekshulpmiddel en geen garantie dat een bron juist is. Het onderzoeksdossier bundelt de onderzoeksvragen, conclusies, gekoppelde bewijsbronnen en voortgangsregels met de zichtbare auteursnaam en datum. De familieposter combineert voorouders, partners, zijtakken en nakomelingen in één afdrukbaar overzicht. De zandloper beperkt zich tot de gekozen persoon, diens partners, rechte voorouderlijnen en nakomelingen. Rapporten en posters worden alleen op verzoek uit de besloten stamboom opgebouwd en niet als openbaar bestand bewaard. Een lid kan ze via de eigen browser afdrukken, als PDF bewaren of de onderliggende rapportgegevens als CSV downloaden. Vanaf dat moment beheert het lid die kopie zelf; deel uitvoer met gegevens van levende personen uitsluitend met mensen die deze familiegegevens mogen ontvangen.

Volledig familiearchief downloaden

Ieder aangemeld lid van een besloten stamboom kan één compleet familiearchief downloaden. Dit bevat de Every Life Told-gegevens in JSON, een overdraagbaar GEDCOM-bestand, alle beschikbare familiefoto's, stemherinneringen, PDF-bewijsstukken en een media-index. De technische opslaglocaties van de oorspronkelijke bestanden worden niet in deze index opgenomen. Een bestand dat onverwacht niet meer in de private opslag aanwezig is, wordt niet stil overgeslagen: het archief bevat dan een tekstmelding met het betrokken archiefpad.

De download volgt dezelfde ledencontrole als de stamboom en blijft ook na beëindiging van het familieabonnement in de besloten leesmodus beschikbaar. Na het downloaden verlaat deze kopie onze beveiligde omgeving. Het bestand kan gegevens van levende personen en contactgegevens van familieleden bevatten; de ontvanger is daarna zelf verantwoordelijk voor versleutelde opslag en delen met uitsluitend bevoegde familieleden.

Gegevens uit een bevestigde stamboomovereenkomst

Een eigenaar of medebeheerder kan na bevestiging uitsluitend een ontbrekend geboortejaar, overlijdensjaar of een ontbrekende geboorteplaats overnemen. Every Life Told neemt daarbij nooit volledige datums, verhalen, foto's, contactgegevens of gegevens van levende personen uit de andere stamboom over. Bij ieder overgenomen gegeven ontstaat automatisch een interne bronvermelding die duidelijk maakt dat het om een onderzoekshint uit een andere deelnemende stamboom gaat en dat controle met een oorspronkelijke bron nodig blijft.

Besloten index voor stamboomovereenkomsten

Wanneer een eigenaar stamboomovereenkomsten inschakelt, bewaren we binnen dezelfde besloten database per overleden persoon alleen een technisch genormaliseerde familienaamsleutel, de interne stamboom- en persoonscodes en het wijzigingstijdstip. Daarmee zoeken we gericht tussen deelnemende stambomen en hoeven we niet telkens alle familiearchieven te doorlopen. De index bevat geen voornamen, volledige datums, plaatsen, verhalen, foto's, bronnen of contactgegevens. Wijzigingen worden automatisch verwerkt; uitschakelen of verwijderen wist de bijbehorende indexregels. Deze technische index staat niet in exports en wordt nooit openbaar gemaakt.

Koppeling met een herdenkingspagina

Een eigenaar of medebeheerder kan bij een overleden persoon vrijwillig het adres van diens bestaande Every Life Told-herdenkingspagina vastleggen. We bewaren daarvoor uitsluitend het interne pad onder everylifetold.com/verhaal; externe websites, zoekparameters en adressen bij levende personen worden geweigerd. De koppeling is alleen zichtbaar voor leden van de besloten stamboom. De herdenkingspagina zelf behoudt haar eigen publicatie- en toegangsinstellingen. De koppeling wordt meegenomen in de besloten gegevensback-up en GEDCOM-export, zodat de familie haar archief overdraagbaar houdt.

Mogelijke dubbele personen

Binnen de eigen besloten stamboom vergelijkt Every Life Told namen, jaartallen en enkele basisgegevens om mogelijke dubbele persoonsrecords te signaleren. Leden kunnen de twee records en aantallen gekoppelde familiegegevens naast elkaar bekijken. Alleen een eigenaar of medebeheerder kan na die vergelijking bewust samenvoegen. Verschillende geboortejaren, een tegenstelling tussen levend en overleden of een directe onderlinge familierelatie blokkeren het samenvoegen totdat de familie de gegevens heeft gecontroleerd.

Vóór een samenvoeging bewaren we voor de eigenaar een besloten herstelpunt met beide persoonsrecords en de betrokken namen, relaties, gebeurtenissen, fotoverwijzingen, bronnen, gesprekken en onderzoekskoppelingen. Dit herstelpunt blijft maximaal dertig dagen beschikbaar. Om later familieonderzoek niet ongemerkt te overschrijven, kan automatisch terugdraaien alleen zolang de stamboom na de samenvoeging niet verder is gewijzigd.

Besloten familie-inzichten

Ingelogde leden kunnen binnen hun eigen stamboom een samenvatting bekijken van aantallen, ingevulde basisgegevens, familienamen, plaatsen en beroepen. Deze inzichten worden op het moment van openen rechtstreeks uit de besloten stamboom berekend. Er ontstaat geen afzonderlijk familieprofiel, de uitkomsten worden niet openbaar gemaakt en voor deze functie worden geen gegevens aan een externe kaart-, advertentie- of analysedienst gestuurd.

Besloten familie-atlas en wereldkaart

Ingelogde familieleden kunnen geboorteplaatsen, overlijdensplaatsen, plaatsen waar relaties begonnen of eindigden, locaties bij aanvullende persoonsfeiten zoals verblijf of opleiding, locaties van levensgebeurtenissen en door de familie ingevulde fotolocaties per plaats en door de tijd bekijken. Feiten die alleen voor beheerders zichtbaar zijn, verschijnen ook in de atlas uitsluitend voor beheerders. De atlas wordt binnen de eigen stamboom uit de bestaande familiegegevens opgebouwd. Een eigenaar of medebeheerder kan een plaats handmatig op de ingebouwde wereldkaart aanwijzen en daarna afzonderlijk bevestigen. We bewaren dan alleen de plaatsnaam en de gekozen breedte- en lengtegraad binnen diezelfde besloten stamboom.

De wereldkaart gebruikt geen externe kaarttegels of geocodeerdienst. Plaatsnamen, coördinaten, namen van familieleden en levensmomenten worden voor deze functie niet naar een externe kaart-, advertentie- of analysedienst gestuurd. Bevestigde punten zijn alleen zichtbaar voor leden, staan in het volledige familiearchief en verdwijnen wanneer de beheerder het punt of de volledige stamboom verwijdert.

Historische context op de familietijdlijn

Eigenaren en medebeheerders kunnen zelf familie-, plaatselijke en wereldhistorische perioden met een titel, begin- en eindjaar en optionele toelichting aan de besloten familietijdlijn toevoegen. Alle leden met toegang tot dezelfde stamboom kunnen deze context naast levensperioden bekijken. Een contextperiode is een door de familie toegevoegde uitleg en wordt niet automatisch als feit over een persoon beschouwd. Zij wordt niet openbaar gemaakt, niet naar een externe dienst gestuurd en wel meegenomen in de volledige JSON-back-up van het familiearchief.

Personen op familiefoto's

Eigenaren en medebeheerders kunnen binnen de besloten stamboom vastleggen welke familieleden op een foto staan. Alleen uitgenodigde leden kunnen die koppelingen en de foto bekijken. Een koppeling kan worden verwijderd zonder de gedeelde foto te wissen. Wordt een persoon verwijderd, dan verdwijnt diens koppeling; een groepsfoto kan voor andere gekoppelde familieleden in het besloten archief blijven bestaan.

Gezamenlijke familiemomenten en agenda downloaden

Eigenaren en medebeheerders kunnen in de besloten stamboom een familiedag, reünie, grafbezoek of ander gezamenlijk moment vastleggen met titel, datum, optionele einddatum, locatie en toelichting. Deze gegevens en de naam van de plaatser zijn zichtbaar voor alle aangemelde leden van dezelfde stamboom. Leden kunnen aangeven of zij aanwezig, misschien aanwezig of afwezig zijn, met een optioneel aantal gasten en een korte toelichting. De gezamenlijke aantallen zijn zichtbaar binnen dezelfde besloten stamboom; reacties worden niet openbaar gemaakt en verdwijnen wanneer het lid uit de stamboom wordt verwijderd. Een lid kan de momenten persoonlijk verbergen in de kalender; dit verwijdert het gedeelde moment niet. In leesmodus blijven bestaande momenten en aantallen zichtbaar, maar plannen, wijzigen en reageren is geblokkeerd. Er worden vanuit deze functie geen automatische e-mails of pushberichten verzonden.

Een lid kan de persoonlijke familiekalender als privé-agendabestand downloaden voor bijvoorbeeld Apple Agenda, Google Agenda of Outlook. Dat bestand bevat familienamen, gekozen gebeurtenisdata en ingeschakelde gezamenlijke familiemomenten met eventuele locatie en toelichting. Na het downloaden verlaat de kopie onze beveiligde ledenomgeving en valt het bewaren, synchroniseren en delen ervan onder de keuzes van het lid en de voorwaarden van de gekozen agendadienst. Deel het bestand daarom alleen met mensen die deze familiegegevens mogen zien.

Besloten één-op-éénberichten

Een aangemeld lid kan rechtstreeks een bericht sturen aan een ander huidig lid van dezelfde stamboom. We bewaren de berichttekst, de interne accountcodes en getoonde namen van afzender en ontvanger, het verzendmoment en de persoonlijke leesstatus. Alleen de afzender en ontvanger kunnen hun gesprek opvragen; ook de stamboomeigenaar of een andere beheerder kan een gesprek tussen twee andere leden niet lezen. Berichten verschijnen niet op het familieprikbord, in de algemene wijzigingsgeschiedenis, in openbare zoekresultaten of in een gedeeld familieprofiel.

Er wordt vanuit deze functie geen externe e-mail of pushmelding verstuurd. In leesmodus blijven bestaande eigen gesprekken beschikbaar, maar het versturen van nieuwe berichten is geblokkeerd. De volledige archiefdownload van een lid bevat uitsluitend gesprekken waarbij dat lid zelf afzender of ontvanger is; berichten tussen andere leden worden nooit aan diens export toegevoegd. Verliest een lid toegang tot de stamboom, dan kan het lid de gesprekken niet meer opvragen. Bij definitieve verwijdering van de stamboom worden ook alle berichten verwijderd.

Een familiestamboom verlaten

Een lezer of medebeheerder kan de stamboom op ieder moment zelf verlaten, ook wanneer het familieabonnement in leesmodus staat. Na bevestiging verwijderen we de ledenkoppeling en de persoonlijke opgeslagen werklijsten, kwaliteitsvoorkeuren, kalenderinstellingen, volglijst, privénotities, aanwezigheidsreacties en DNA-matchsamenvattingen van dat account uit deze stamboom. Openstaande onderzoekstaken worden niet verwijderd maar zijn daarna niet meer aan het vertrokken lid toegewezen.

Gedeelde bijdragen aan personen, verhalen, bronnen, foto's, familiegesprekken, prikbordberichten en familiemomenten blijven onderdeel van het gezamenlijke familiearchief. Eén-op-éénberichten die een ander familielid al ontving blijven voor die gesprekspartner bewaard; het vertrokken lid kan ze niet meer openen. Een eigenaar kan niet vertrekken zolang diegene eigenaar is en moet het eigenaarschap eerst bewust aan een ander huidig familielid overdragen, of de volledige stamboom verwijderen.

Besloten familieprofielen

Ieder huidig lid van een stamboom kan een besloten familieprofiel openen met de vastgelegde kerngegevens, het levensverhaal, naamvarianten, aanvullende feiten, nabije familiebanden, levensmomenten, familiefoto's en gekoppelde bewijsbronnen van één persoon. Deze profielpagina's zijn niet openbaar, worden niet geïndexeerd door zoekmachines en gebruiken dezelfde ledencontrole als de stamboom en de afgeschermde mediabestanden. Een koppeling naar een afzonderlijke openbare herdenkingspagina wordt alleen getoond wanneer de familie die bewust heeft vastgelegd.

Waar worden gegevens verwerkt?

De pilot draait op OpenAI Sites en Cloudflare-infrastructuur voor database-, bestands- en beveiligingsfuncties. Deze leveranciers verwerken gegevens alleen om de dienst technisch te leveren. Voor herstel kunnen uitsluitend bevoegde beheerders een versleutelde kopie van database en originele media bewaren op afzonderlijk beveiligde opslaglocaties. De herstelsleutel wordt niet in het archief of het continuïteitsdossier opgeslagen. We verkopen geen gegevens, bouwen geen advertentieprofielen en gebruiken in de applicatie geen tracking- of advertentiecookies.

Vrijwillig zoeken in Nederlandse archieven

Een lid kan bij een geselecteerde overleden persoon zelf op “Zoek akten” klikken. Pas dan sturen we de naam en het geboortejaar naar de onafhankelijke dienst Open Archieven. We sturen geen foto's, verhalen, bronnen, contactgegevens of gegevens van levende personen mee. De gevonden openbare archiefmetadata wordt maximaal 24 uur technisch bewaard om onnodige herhaalde zoekopdrachten te voorkomen. Een vermelding die het lid bewust als bron opslaat blijft daarna onderdeel van de eigen besloten stamboom totdat die bron of de stamboom wordt verwijderd. Voor de verwerking door Open Archieven geldt ook het privacybeleid van die dienst.

Vrijwillig zoeken in een internationale personenindex

Een lid kan bij een geselecteerde overleden persoon afzonderlijk kiezen om Wikidata te doorzoeken. Pas na die klik sturen we uitsluitend de naam naar Wikidata; we sturen geen jaartallen, foto's, verhalen, bronnen, contactgegevens of gegevens van levende personen mee. Every Life Told haalt van mogelijke openbare personen geboorte- en overlijdensjaren op en vergelijkt die lokaal met de stamboom. Resultaten zijn alleen onderzoekshints en geen bewijsstukken. De resultaten worden maximaal 24 uur technisch bewaard. Alleen een vermelding die het lid bewust als bron opslaat blijft onderdeel van de besloten stamboom. Voor de verwerking door Wikidata geldt ook het privacybeleid van Wikimedia.

Vrijwillige automatische bronvondsten

De eigenaar kan afzonderlijk toestaan dat Every Life Told bij het openen van het besloten ontdekkingenoverzicht kleine zoekrondes bij Open Archieven uitvoert. Per bewuste zoekactie worden maximaal vijf overleden personen gecontroleerd. We sturen alleen hun naam en geboortejaar; gegevens van levende personen, foto's, verhalen, familieverbanden en contactgegevens worden niet meegestuurd. Dezelfde persoon wordt normaal maximaal eenmaal per zeven dagen opnieuw gecontroleerd, tenzij diens relevante gegevens zijn gewijzigd.

Mogelijke resultaten blijven als besloten onderzoekshints bewaard en worden voorzien van een lokale overeenkomstscore. Een eigenaar of medebeheerder kan een vondst bevestigen, afwijzen of opnieuw beoordelen. Pas bij bevestiging ontstaat een bronvermelding met een koppeling naar de betreffende persoon. Daarna kan een bevoegd familielid afzonderlijk beoordelen of een ontbrekende geboorte- of overlijdensdatum of -plaats wordt ingevuld. Bestaande afwijkende gegevens worden nooit automatisch overschreven. Iedere overname krijgt een feitgerichte bronverwijzing en een besloten herstelversie.

Na bevestiging kan een lid de volledige openbare akte afzonderlijk opvragen. We bewaren daarvan alleen een genormaliseerde samenvatting met gebeurtenis, archiefreferentie, rollen en genoemde personen bij de bevestigde bron; niet het volledige antwoord of een scan. In de ledeninterface schermen we bij akten van minder dan honderd jaar oud de namen van andere genoemde personen af. Alleen wanneer de geselecteerde persoon zelf de hoofdpersoon van de akte is, kan een bevoegd familielid de gebeurtenis bewust aan diens tijdlijn toevoegen. Daarbij ontstaat altijd een bronkoppeling en nooit automatisch een nieuw familielid of familieverband. De familie blijft verantwoordelijk voor controle van de originele akte. Uitschakelen stopt nieuwe zoekrondes; reeds bevestigde bronnen en bewust overgenomen gebeurtenissen blijven onderdeel van het familiearchief totdat de familie ze verwijdert.

Hoe meten we de pilot?

Om te zien waar de eerste families vastlopen, bewaren we uitsluitend dagelijkse totaalaantallen voor drie handelingen: de startpagina bekijken, na de eerste naam doorgaan en een besloten concept maken. Deze telling bevat geen naam, e-mailadres, IP-adres, apparaatkenmerk of blijvend bezoekersnummer en wordt niet gebruikt om personen over pagina's of websites te volgen. Een sessie-opslag op het apparaat voorkomt alleen dubbele tellingen binnen dezelfde browsertab en verdwijnt wanneer die sessie eindigt.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Een familieconcept en besloten stamboom blijven beschikbaar zolang de eigenaar de dienst gebruikt binnen de overeengekomen termijn. De eigenaar kan op ieder moment een zelfstandig archief en een GEDCOM-bestand downloaden en om volledige verwijdering vragen. Een afzonderlijk verwijderde persoon en een herstelpunt van een persoons­samenvoeging blijven maximaal dertig dagen in een uitsluitend voor de eigenaar zichtbare prullenbak. Een verwijderde persoon omvat de gekoppelde relaties, gebeurtenissen en afgeschermde fotoverwijzingen; een samenvoegingsherstelpunt bevat de betrokken gegevenskoppelingen maar geen extra kopie van de fotobestanden. Na die termijn kan niet meer worden hersteld en wordt het prullenbakrecord technisch opgeruimd bij de eerstvolgende beveiligde toegang. De eigenaar kan die definitieve verwijdering ook direct uitvoeren. Ongebruikte uitnodigingslinks verlopen na zeven dagen. Versleutelde herstelkopieën hebben tijdens de pilot een rollende maximale bewaartermijn van 35 dagen; na herstel worden verwijderverzoeken opnieuw toegepast voordat de dienst wordt vrijgegeven. Pilotaanmeldingen bewaren we gedurende de pilot en maximaal zes maanden daarna, tenzij er een samenwerking ontstaat of eerder om verwijdering wordt gevraagd. Herroepings- en contractbewijs bewaren we zolang dat nodig is voor uitvoering, terugbetaling, klachten en de toepasselijke wettelijke administratie- en verjaringstermijnen. Normbijdragen bewaren we gedurende de evaluatie van v0.1 en maximaal twaalf maanden na het openbare besluit over de betrokken wijziging; naam en contactgegevens verwijderen we eerder op verzoek. Contactgegevens bij een implementatieverklaring bewaren we tijdens beoordeling en een actieve vermelding, en maximaal twaalf maanden na afwijzing, intrekking of verwijdering. Openbaar toegestane implementatiegegevens blijven zichtbaar zolang de verklaring actief is of historisch bij de genoemde standaardversie hoort; de indiener kan om intrekking of correctie vragen.

Uw keuzes en rechten

Via de beheerpagina kunt u gegevens inzien, aanpassen, exporteren en — zolang er geen lopende plaquetteopdracht is — volledig verwijderen. U kunt ook vragen om inzage, correctie, beperking, overdracht of verwijdering en u kunt toestemming intrekken. Mail daarvoor vanaf het adres waarmee u zich aanmeldde. U mag daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Let op bij verhalen over anderen

De AVG beschermt levende personen. Voeg daarom geen medische, contact- of andere gevoelige gegevens over levende familieleden toe zonder hun duidelijke toestemming. De oorspronkelijke eigenaar bevestigt dit opnieuw voordat een herinneringslink wordt geactiveerd.

Gecontroleerde correctievoorstellen

Ieder actief familielid kan een correctie voor een roepnaam, datum, plaats, beroep of levensverhaal voorstellen. Het voorstel bewaart de huidige en voorgestelde waarde, de toelichting, de indiener en de beoordeling. Alleen een eigenaar of medebeheerder kan het voorstel accepteren of afwijzen; de indiener kan een open voorstel intrekken. Een voorstel wordt nooit toegepast wanneer het persoonsgegeven intussen veranderde. Voorstellen staan in de volledige JSON-export, verhuizen bij verwijdering van de persoon maximaal dertig dagen mee naar de prullenbak en verdwijnen bij definitieve verwijdering van die persoon of de stamboom.

Besloten familiegesprekken

Ieder actief lid kan bij een persoon een herinnering, vraag of correctie delen en bij een onderzoekstaak voortgang vastleggen voor de andere leden van dezelfde besloten stamboom. Een lid kan de eigen bijdrage wijzigen of verwijderen; de eigenaar kan bijdragen modereren. De inhoud, auteur en bewerktijden worden meegenomen in de volledige JSON-export. De inhoud van een bijdrage komt nooit in het activiteitenlog of een publieke zoekindex. Bij het verwijderen van een persoon verhuist het persoonsgesprek maximaal dertig dagen mee naar de prullenbak en kan het samen met die persoon worden hersteld; bij definitieve verwijdering verdwijnt het ook. Bij het verwijderen van een onderzoekstaak verdwijnt het bijbehorende onderzoekslogboek direct.

Centraal familieprikbord

Eigenaren en medebeheerders van een actieve besloten stamboom kunnen een bericht voor alle huidige leden plaatsen, wijzigen en eventueel bovenaan vastzetten. Ieder lid ziet dezelfde titel, inhoud, auteur en publicatie- of bewerktijd. Per account bewaren we alleen wanneer dat lid het prikbord voor het laatst als gelezen heeft gemarkeerd; deze persoonlijke leesstatus is niet zichtbaar voor andere leden en leidt niet tot e-mail- of pushmeldingen. Familieberichten staan in de volledige gegevensback-up en worden verwijderd wanneer de volledige stamboom wordt verwijderd. In de leesmodus blijven bestaande berichten zichtbaar, maar zijn plaatsen, wijzigen en verwijderen geblokkeerd.

Bewijs bij afzonderlijke familiefeiten en namen

Eigenaren en medebeheerders kunnen binnen de besloten stamboom een bron afzonderlijk koppelen aan een meisjesnaam, gehuwde naam, roepnaam, alias of alternatieve schrijfwijze, en aan een voorkeursnaam, geboorte- of overlijdensgegeven, beroep, levensverhaal of familieverband. Bij een huwelijk, partnerschap, scheiding of ander familieverband kunnen daarnaast een begin- en einddatum en de bijbehorende plaatsen worden vastgelegd. Andere uitgenodigde leden kunnen die bewijsverwijzingen in het persoonsprofiel en het besloten brondossier bekijken en de plaatsen binnen de eigen stamboom zoeken. Alleen een bron uit dezelfde stamboom kan worden gekozen. De koppeling en relatieplaatsen verhuizen mee bij herstel of samenvoeging en worden meegenomen in de volledige JSON- en GEDCOM-export. Bij verwijdering van de bron blijft de naam, het feit of familieverband bestaan, maar wordt de bronkoppeling verwijderd.

Aanvullende feiten en kenmerken

Eigenaren en medebeheerders kunnen per persoon maximaal vijftig gestructureerde feiten vastleggen, zoals nationaliteit, geloof, woonplaats, opleiding, loopbaan, militaire dienst, taal, titel, registratie of lidmaatschap. Elk feit heeft een benaming en waarde en kan daarnaast een datum, plaats, notitie en maximaal twintig bronnen uit dezelfde besloten stamboom bevatten. Per bron kan de betrouwbaarheid en een afzonderlijke bewijsnotitie worden vastgelegd. Per feit kiezen zij of alle uitgenodigde familieleden het mogen zien of uitsluitend de eigenaar en medebeheerders. Deze feiten en bewijsverwijzingen worden nooit automatisch openbaar gemaakt.

Feiten die voor alle leden zichtbaar zijn, zijn doorzoekbaar binnen de eigen stamboom en staan met hun bewijsverwijzingen in de exports van ieder lid. Een afgeschermd feit en de daaraan gekoppelde bronnen worden niet getoond aan lezers en staan niet in hun zoekresultaten, brondossiers of GEDCOM-, JSON- en familiearchiefexports. Exports van de eigenaar en medebeheerders bevatten het afgeschermde feit en de bewijsverwijzingen wel. Bij verwijdering van één bron blijft het feit met eventuele andere bronnen bestaan. Bij verwijdering van de persoon of volledige stamboom worden het feit en zijn bronkoppelingen eveneens verwijderd.

Persoonlijke markering van nieuwe familie-updates en ontdekkingen

Voor ieder uitgenodigd lid bewaren we binnen de besloten stamboom wanneer diegene de wijzigingsgeschiedenis en het ontdekkingenoverzicht voor het laatst heeft geopend. Daarmee markeren we bijdragen van andere familieleden en nieuwe of gewijzigde stamboomovereenkomsten persoonlijk als nieuw. De markering leidt niet tot e-mail- of pushberichten, wordt niet met andere leden gedeeld en staat niet in de gezamenlijke export. Zij verdwijnt automatisch wanneer het lid of de volledige stamboom wordt verwijderd.

Persoonlijk gevolgde familieleden

Ieder lid kan binnen een actief familieabonnement maximaal honderd personen uit de eigen besloten stamboom volgen. Deze persoonlijke volglijst is niet zichtbaar voor andere familieleden en wordt niet gebruikt voor reclame, profilering, e-mail of pushberichten. Na beëindiging van het abonnement blijft de lijst leesbaar, maar kan zij pas na hervatting worden gewijzigd. De koppeling verdwijnt automatisch wanneer het lid, de gevolgde persoon of de volledige stamboom wordt verwijderd.

Privénotities bij familieleden

Ieder lid kan bij een persoon in de besloten stamboom één persoonlijke notitie van maximaal vijfduizend tekens bewaren. De inhoud wordt op de server altijd begrensd door de stamboomcode, het eigen account en de gekozen persoon. Andere familieleden, medebeheerders en de eigenaar kunnen de notitie niet openen, wijzigen of via de gezamenlijke zoekfunctie terugvinden. In de leesmodus blijft de notitie zichtbaar voor de schrijver, maar kan zij pas na hervatting van het abonnement worden gewijzigd. Een privénotitie verhuist bij verwijdering van de persoon maximaal dertig dagen mee naar het herstelpunt en wordt uitsluitend voor dezelfde schrijver hersteld. Zij staat alleen in de persoonlijke gegevensback-up van de aanvrager en verdwijnt wanneer het lid of de volledige stamboom wordt verwijderd.

Uw persoonlijke familieband en verwantschapsrapport

Wanneer een lid het eigen account vrijwillig aan een levende persoon in de stamboom koppelt, kan Every Life Told bij ieder familieprofiel het kortste vastgelegde familiepad en een begrijpelijke verwantschapsnaam tonen. Het besloten overzicht ‘Vind familieleden’ berekent op verzoek welke andere levende personen binnen maximaal twaalf vastgelegde familiestappen bereikbaar zijn. Het toont alleen de naam, eventuele profielfoto, geboortejaar, familieband en of die persoon al als lid kan worden benaderd; een e-mailadres of ander contactgegeven wordt nooit getoond. Een lid kan ook twee willekeurige personen kiezen en daarvan een visueel verwantschapsrapport met namen, jaartallen, portretten en de vastgelegde tussenstappen openen. Deze berekeningen gebeuren uitsluitend binnen de besloten stamboom, worden niet met een externe dienst gedeeld en vormen geen afzonderlijk profiel. Het overzicht en rapport worden niet als openbaar bestand opgeslagen. Wie een rapport via de eigen browser afdrukt of als PDF bewaart, beheert die kopie daarna zelf en deelt gegevens van levende familieleden alleen met bevoegde personen. Adoptieve, pleeg-, stief- en partnerrelaties blijven in de uitleg herkenbaar en worden niet als biologische bloedverwantschap voorgesteld.

Persoonlijke familie-startpagina

Ieder aangemeld lid ziet bij het openen van een stamboom een besloten overzicht met recente bijdragen, open onderzoekstaken, komende familiedagen en de eigen gevolgde familieleden. Als het account aan een levende persoon is gekoppeld, toont dit overzicht ook welke vijf onderdelen van het eigen familieprofiel al aanwezig zijn: kerngegevens, levensverhaal, familieband, portret en bron. Deze bijdragechecklist wordt op dat moment uit de bestaande stamboomgegevens berekend; Every Life Told bewaart geen afzonderlijke profielscore.

Het overzicht combineert uitsluitend gegevens waartoe dat lid binnen dezelfde stamboom al toegang heeft. Het maakt geen nieuw familieprofiel, stuurt geen gegevens naar een externe analyse- of advertentiedienst en markeert de wijzigingsgeschiedenis niet automatisch als gelezen. In de leesmodus blijft het overzicht beschikbaar zonder dat bewerkhandelingen worden aangeboden.

Persoonlijk meldingenoverzicht

Ieder lid krijgt binnen de besloten stamboom een eigen werkoverzicht met aan dat account toegewezen onderzoekstaken, nieuwe bijdragen van andere leden en — voor eigenaren en medebeheerders — open correcties die beoordeling vragen. Het openen van dit overzicht markeert niets automatisch als gelezen; het lid kiest daarvoor zelf. De persoonlijke leesstatus is niet zichtbaar voor andere familieleden, leidt niet tot e-mail- of pushmeldingen en wordt niet gebruikt voor reclame of profilering. In de leesmodus blijft het overzicht beschikbaar zonder bewerkacties.

Persoonlijke instellingen voor kwaliteitscontrole

De besloten kwaliteitscontrole vergelijkt binnen de eigen stamboom meer dan vijftig soorten mogelijke tegenstrijdigheden in persoonsdatums, ouder-kindrelaties, partnerdatums, levensgebeurtenissen, fotodatums, fototags, dubbele koppelingen en afstammingslijnen. Een gedateerde familiefoto kan zo bijvoorbeeld worden gemeld wanneer een gekoppelde persoon toen nog niet geboren of al overleden was. Deze berekening gebruikt geen externe controledienst en maakt de gegevens of foto's niet openbaar. Waarschijnlijke fouten worden vóór waarschuwingen getoond.

Ieder ingelogd familielid kan voor het eigen overzicht grenzen kiezen voor ouderleeftijd en levensduur, waarschuwingen tonen of verbergen en afzonderlijke controlecategorieën activeren of deactiveren. Deze persoonlijke keuzes verwijderen geen bevindingen en markeren ze niet als correct. De voorkeuren zijn niet zichtbaar voor andere familieleden en verdwijnen bij het verwijderen van het lid of de stamboom. Een eigenaar of medebeheerder kan uitsluitend bij een ondubbelzinnige tegenstelling — een ingevulde overlijdensdatum terwijl iemand nog als levend staat — bewust een versievaste snelle correctie uitvoeren. De eerdere toestand blijft dan beschikbaar in de besloten versiegeschiedenis.

Besloten versiegeschiedenis en vergelijking

Bij wijzigingen aan personen, familieverbanden, gebeurtenissen en bronnen bewaren we binnen de stamboom maximaal vijftig recente eerdere versies per onderdeel, binnen een gezamenlijke grens van 2.500 herstelversies. Ieder huidig lid kan per versie uitsluitend de inhoudelijke velden van dat onderdeel vóór en na de wijziging vergelijken, samen met de naam van de bewerker en het tijdstip. Technische sleutels, contactgegevens en andere niet-inhoudelijke velden worden niet in de vergelijking getoond. Lange verhaal- of notitieteksten worden in het vergelijkingsoverzicht begrensd. Alleen een eigenaar of medebeheerder kan een eerdere versie terugzetten; daarbij wordt de dan actuele versie eerst opnieuw als herstelpunt bewaard.

Familieabonnement en blijvende leesmodus

Voor een familieabonnement bewaren we de Stripe-klant- en abonnementsreferentie, abonnementsstatus, betaalperiode, opzegstatus en de versie en hash van de geaccepteerde voorwaarden. Betaalkaartgegevens blijven bij Stripe en worden niet door Every Life Told opgeslagen. Na terugkeer van de betaalpagina vraagt de aangemelde abonnee uitsluitend de eigen actuele abonnementsstatus op; bewerktoegang verschijnt pas nadat Stripe die status werkelijk heeft bevestigd. Een actieve of proefstatus maakt bewerken mogelijk voor bevoegde familieleden. Na beëindiging blijft het bestaande besloten archief voor leden leesbaar en exporteerbaar, terwijl wijzigingen, uploads, uitnodigingen, correctievoorstellen, nieuwe familiegesprekken, persoonlijke instellingen, nieuwe onderzoeksbijdragen, nieuwe prikbordberichten en nieuwe gegevenskoppelingen worden geblokkeerd. Een overdracht van het stamboomeigenaarschap wijzigt de betaler niet stilzwijgend.

Vrijwillige DNA-matchnotities

DNA-matchgegevens zijn gevoelige persoonsgegevens. Een lid kan alleen na een afzonderlijke bevestiging een samenvatting uit een externe DNA-dienst handmatig vastleggen of maximaal vijfhonderd samenvattingen tegelijk uit CSV importeren. De import accepteert naam of alias, DNA-dienst, totaal gedeeld cM, geaggregeerd aantal segmenten, voorspelde verwantschap, onderzoeksstatus en notities. Chromosoomposities, allelen, genotypen, ruwe DNA-bestanden en genetische profielen worden geweigerd; Every Life Told berekent zelf geen genetische verwantschap.

Een geïmporteerde vermelding is altijd eerst alleen zichtbaar voor de maker. De maker kan een afzonderlijke vermelding daarna bewust met alle huidige leden van dezelfde besloten stamboom delen en bevestigt die keuze opnieuw. Alleen de maker kan de vermelding wijzigen, als CSV of JSON exporteren of verwijderen; ook de eigenaar van de stamboom kan dat niet namens die maker. Dubbele regels op basis van dienst, naam en gedeeld cM worden bij import overgeslagen. Wanneer het lid uit de stamboom wordt verwijderd, worden diens DNA-matchnotities uit die stamboom verwijderd. Bij het verwijderen van een gekoppeld familielid blijft de notitie bestaan zonder persoonskoppeling, zodat het onderzoeksspoor niet ongemerkt verloren gaat. Na beëindiging van het familieabonnement blijven gegevens volgens de gekozen zichtbaarheid leesbaar en exporteerbaar, maar kunnen ze pas na hervatting weer worden gewijzigd of geïmporteerd.

Familietakken uit bevestigde overeenkomsten

Als beide stamboomeigenaren vrijwillig stamboomovereenkomsten hebben ingeschakeld, kan een eigenaar of medebeheerder na bevestiging een voorvertoning van overleden verwanten bekijken. De voorvertoning is beperkt tot twee familiestappen en toont geen levende personen, verhalen, foto's, documenten of contactgegevens. De beheerder kiest afzonderlijk maximaal tien personen. Alleen naam, geslacht, geboorte- en overlijdensjaar, plaatsen en de benodigde familiebanden worden dan met een duidelijke onderzoekshint en bronvermelding aan de eigen besloten stamboom toegevoegd. Reeds overgenomen personen worden technisch herkend om dubbele takken te voorkomen. De familie blijft verantwoordelijk voor controle met oorspronkelijke bronnen.

Vrijwillige fotovondsten

Foto's worden nooit gedeeld door alleen stamboomovereenkomsten in te schakelen. De eigenaar moet fotovondsten afzonderlijk activeren en bevestigt daarmee dat de familie foto's van overleden personen binnen gekoppelde besloten familiestambomen mag laten hergebruiken. Een fotovondst verschijnt pas na een bevestigde persoonsovereenkomst én alleen wanneer beide stambomen deze aparte keuze hebben gemaakt. Foto's waaraan een als levend gemarkeerde persoon is gekoppeld, worden technisch uitgesloten. Een eigenaar of medebeheerder beoordeelt iedere vondst, kiest maximaal vijf foto's per handeling en bevestigt het hergebruik opnieuw. Daarna ontstaat een afzonderlijke kopie in de eigen besloten opslag, met technische herkomstregistratie en blokkering van dubbele import. Omdat personen op oude foto's niet altijd zijn getagd, blijft de delende familie verantwoordelijk voor toestemming en rechten. U kunt de instelling uitzetten om nieuwe vondsten te stoppen; reeds bewust overgenomen familiekopieën worden afzonderlijk door de ontvangende familie beheerd.

Opslaggrenzen in het familiearchief

Om het besloten familiearchief duurzaam en voorspelbaar beschikbaar te houden, meten we per stamboom uitsluitend het aantal bestanden en hun gezamenlijke bestandsgrootte. Het abonnement omvat maximaal 5.000 familiefoto's en 10 GB foto-opslag, 2.500 stemherinneringen en 5 GB audio-opslag, en 2.500 PDF-bewijsstukken en 10 GB documentopslag. Per bron kunnen maximaal twintig PDF-bewijsstukken worden bewaard; ieder PDF-bestand is maximaal 15 MB.

Alle leden kunnen het actuele opslaggebruik in de besloten mediatheek zien. Deze telling wordt alleen gebruikt om de overeengekomen capaciteit te tonen en technisch af te dwingen. Zij verandert niets aan de ledencontrole, exportmogelijkheid of blijvende leesmodus na opzegging.

Besloten stemherinneringen

Een eigenaar of medebeheerder kan bij een familielid een interview, anekdote of andere gesproken herinnering bewaren. Voor iedere opname worden de titel, optionele verteller en opnamedatum of periode vastgelegd. De upload accepteert MP3, M4A, WAV, WebM en OGG tot 25 MB, met maximaal honderd opnames per persoon, 2.500 per stamboom en 5 GB besloten audio-opslag.

De uploader bevestigt afzonderlijk dat de familie de opname binnen het besloten archief mag bewaren en met de uitgenodigde familieleden mag beluisteren. Een stemherinnering krijgt geen openbare bestandslink, wordt niet automatisch getranscribeerd, niet gebruikt voor kunstmatige-intelligentietraining en niet met andere stambomen of externe mediadiensten gedeeld. Zij volgt dezelfde ledencontrole, leesmodus, export en verwijder- of herstelcyclus als het betrokken familielid.